Ziel der Einstein Stiftung Berlin ist es, Wissenschaft und Forschung in der Hauptstadt auf internationalem Spitzenniveau zu fördern und das Land dauerhaft als weltweit führenden Wissenschaftsstandort zu etablieren.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Die Beschäftigung erfolgt in Anlehnung an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L Berlin) bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt derzeit 39,4 Stunden und richtet sich nach den betrieblichen Erfordernissen.

Zu Ihren Tätigkeitsschwerpunkten gehören:

• Konzeption und Leitung der Büroabläufe, Außenkommunikation

• Unterstützung der Geschäftsführung (Organisation und Koordination der Terminplanung, inhaltliche Vorbereitung von Terminen, Recherchetätigkeiten, Reiseplanung, -buchung und -abrechnung national/international, Führung der Wiedervorlage und Ablage)

• Gremienarbeit (Koordination und Konzeption von Themen und Terminen für Gremiensitzungen, Erstellung der Tagesordnung, Planung/Kommunikation für die Erstellung von benötigten Unterlagen, Verwaltung der Gremienmitgliedschaften)

• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Schnittstelle zum externen Personaldienstleister

• Begleitung und Mitarbeit bei eigenen Projekten und Veranstaltungen der Stiftung 

• Pflege des Adressverteilers

Anforderungsprofil:

Fachliche Kompetenzen

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung in der Führung und Organisation eines Sekretariats, Hochschulabschluss von Vorteil, aber nicht Voraussetzung

• hohes Maß an Selbständigkeit, Sorgfalt und Genauigkeit

• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache

• hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung

• Sicherheit im Umgang mit Office-Produkten

• Personalrechtliche Kenntnisse einschl. Kenntnisse des TV-L wären wünschenswert

Soziale Kompetenzen

• kommunikative Kompetenz

• ausgeprägte Strukturiertheit, Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit

• Teamgeist und Engagement

• ausgeprägtes Servicebewusstsein 

• Loyalität und Diskretion

• Zuverlässigkeit

• Aufgeschlossenheit

Wir bieten Ihnen

• flexible Arbeitszeiten

• Weiterbildungsmöglichkeiten

• einen Arbeitsplatz im Zentrum von Berlin, gut erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre.

Sind Sie interessiert an abwechslungsreichen und anspruchsvollen Aufgaben in einem kleinen tatkräftigen Team? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen. Richten Sie Ihre Bewerbung mit entsprechenden Nachweisen bitte ausschließlich per E-Mail als pdf-Datei (max. 10 MB) an contact(at)einsteinfoundation.de.  Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren können leider nicht von der Einstein Stiftung übernommen werden.

Die Einstein Stiftung fördert die Gleichstellung aller Menschen (w/m/d) und begrüßt deshalb Bewerbungen ausdrücklich unabhängig von Geschlecht, ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität der Kandidatinnen und Kandidaten. Die von Ihnen eingereichten Unterlagen werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von uns datenschutzgerecht vernichtet.