Geschäftsordnung Stiftungsrat

Satzungsbestimmungen und Geschäftsordnung für den Stiftungsrat der Einstein Stiftung Berlin

1) Satzungsbestimmungen

Über die Zusammensetzung und die Aufgaben des Stiftungsrats der Einstein Stiftung sind in der Satzung der Stiftung vom 12. September 2016  folgende Regelungen getroffen:

§ 8 Stiftungsrat

1) Der Stiftungsrat besteht aus insgesamt sieben bis neun Mitgliedern:

  • a. fünf bis sieben Mitgliedern, die Erfahrungen in der nationalen und internationalen Wissenschaft oder Wissenschafts- und Forschungspolitik aufweisen.
  • b. einem universitären Mitglied aus der Gruppe der bei der Einstein Stiftung Berlin antragsberechtigten Einrichtungen, auf das diese sich unter Beteiligung der Gruppe der Kooperationspartner der antragsberechtigten Einrichtungen einigen. Beide Gruppen einigen sich ferner auf eine Vertreterin oder einen Vertreter des universitären Mitglieds, die oder der einer der bei der Einstein Stiftung Berlin antragberechtigten Universitäten angehört und das universitäre Mitglied bei Sitzungen des Stiftungsrats im nicht nachzuweisenden Verhinderungsfall vertreten kann. Das für Wissenschaft zuständige Mitglied des Senats von Berlin erklärt mit legitimierender Wirkung nach außen, wer zum universitären Mitglied des Stiftungsrats und seiner Vertreterin oder seinem Vertreter benannt worden ist. Die Amtszeit des universitären Mitglieds sowie seiner Vertreterin oder seines Vertreters beträgt vier Jahre. Eine einmalige Wiederberufung ist möglich.
  • c. dem für Wissenschaft zuständigen Mitglied des Senats von Berlin, das sich im nicht nachzuweisenden Verhinderungsfall bei Sitzungen des Stiftungsrats durch die für Wissenschaft zuständige Staatssekretärin oder den für Wissenschaft zuständigen Staatssekretär vertreten lassen kann. Die Mitglieder des Stiftungsrats üben ihr Amt ehrenamtlich und unentgeltlich aus. Sie haben jedoch Anspruch auf Ersatz ihrer Auslagen. Zulässig ist auch eine im Voraus vom Vorstand festzulegende Pauschale für ihre Auslagen.

2) Die Mitglieder des Stiftungsrats werden durch den Regierenden Bürgermeister von Berlin auf der Grundlage eines gemeinsamen Vorschlags des für Wissenschaft zuständigen Mitglieds des Senats von Berlin und der Mitglieder des Vorstands für eine Dauer von vier Jahren berufen. Die Hebrew University of Jerusalem als Sachwalterin des wissenschaftlichen Erbes Albert Einsteins besitzt gegenüber dem für Wissenschaft zuständigen Mitglied des Senats ein Ehrenvorschlagsrecht für ein nach Absatz 1 a. zu berufenes Mitglied des Stiftungsrats.

3) Scheiden Stiftungsratsmitglieder vorzeitig aus und ist damit den Anforderungen des Absatzes 1 Satz 1 nicht mehr entsprochen, bilden die verbliebenen Stiftungsratsmitglieder bis zur Vervollständigung des Stiftungsrats den Stiftungsrat allein. In diesem Fall sind ausgeschiedene Stiftungsratsmitglieder unverzüglich zu ersetzen. Wiederberufung und Abberufung sind möglich.

4) Nach Ablauf der Amtszeit führen die Mitglieder des Stiftungsrats ihr Amt bis zum Amtsantritt der Nachfolger weiter, falls ansonsten den Anforderungen des Absatzes 1 Satz 1 nicht mehr entsprochen wäre.

5) Der Stiftungsrat wählt aus seiner Mitte eine Vorsitzende oder einen Vorsitzenden und eine stellvertretende Vorsitzende oder einen stellvertretenden Vorsitzenden. Die oder der Vorsitzende des Stiftungsrats hat das Recht, an den Sitzungen des Vorstands bera-tend teilzunehmen.

§ 9 Aufgaben des Stiftungsrats

1) Der Stiftungsrat berät, unterstützt und überwacht den Vorstand bei seiner Tätigkeit. Seine Aufgabe ist insbesondere die Beschlussfassung über

  • Empfehlungen für die Verwaltung des Stiftungsvermögens,
  • den vom Vorstand aufgestellten Finanzierungsplan,
  • die jeweils für ein Geschäftsjahr festzulegenden Förderschwerpunkte, d. h. die Festlegung des betragsmäßigen Rahmens der für die einzelnen in § 2 Abs. 2 genannten Maßnahmen zu verwendenden Erträge des Stiftungsvermögens und dem Stiftungsvermögen nicht zuwachsenden Zuwendungen (nachfolgend „Beschluss über die Festlegung der Förderschwerpunkte“).

Der Beschluss über die Festlegung der Förderschwerpunkte bedarf der Zustimmung aller anwesenden oder der sich an einer schriftlichen Abstimmung beteiligenden Stif-tungsratsmitglieder. Für den Fall, dass der Beschluss über die Festlegung der Förderschwerpunkte mangels Einstimmigkeit nicht zustande kommt, kann die oder der Vorsit-zende des Stiftungsrats oder ihre oder seine Stellvertreterin oder Stellvertreter inner-halb von vier Wochen eine weitere Sitzung einberufen oder die Mitglieder des Stiftungsrats zur schriftlichen Abstimmung auffordern, um erneut über die Festlegung der För-derschwerpunkte abzustimmen. Bei dieser erneuten Abstimmung bedarf der Beschluss der einfachen Mehrheit der anwesenden oder der sich an einer schriftlichen Abstimmung beteiligenden Stiftungsratsmitglieder.

  • den Jahresbericht der Stiftung nach § 14 Absatz 3,
  • die Entlastung des Vorstands,
  • die Zustimmung zur Geschäftsordnung des Vorstands nach § 6 Absatz 4 und
  • die Zustimmung zur Geschäftsordnung des Beirats nach § 11 Absatz 6,
  • die Errichtung einer Wissenschaftlichen Kommission, die für den Vorstand Empfehlungen zur Förderung wissenschaftlicher Forschungsvorhaben, zu Entwicklungsperspektiven und zu einer Institutionen übergreifenden Qualitätssicherung des Forschungsstandorts Berlin erarbeitet. Der Wissenschaftlichen Kommission sollen bis zu 15 Mitglieder angehören, die ihre Beschlüsse über Empfehlungen an den Vorstand in Sitzungen oder im Wege schriftlicher Abstimmung fassen. Die Wissenschaftliche Kommission ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte ihrer Mitglieder in der Sitzung anwesend sind oder, im Falle einer schriftlichen Abstimmung, sich mindestens zwei Drittel der Mitglieder an der Abstimmung beteiligen. Die oder der Vorsitzende der Wissenschaftlichen Kommission oder ihre oder seine Stellvertreterin oder Stellvertreter, die die Wissenschaftliche Kommission aus ihrer Mitte wählt, laden die Mitglieder zur Sitzung ein oder fordern sie zur schriftlichen Abstimmung auf. Die Beschlüsse werden mit der einfachen Mehrheit der anwesenden oder der sich an der Abstimmung beteiligenden Mitglieder gefasst.
  • die Ernennung der Mitglieder der Wissenschaftlichen Kommission sowie die Zustimmung zu der Geschäftsordnung der Wissenschaftlichen Kommission.
  • die Auswahl der Wirtschaftsprüferin oder des Wirtschaftsprüfers.

2) Der Stiftungsrat beschließt ferner über die Errichtung von Tochterinstitutionen, Gründung oder Beteiligung an juristischen Personen privaten Rechts, Satzungsänderungen, die Aufhebung der Stiftung und ihre Zusammenlegung mit einer anderen Stiftung nach § 15. Er hat zuvor die Stellungnahme der zuständigen Finanzbehörde zur gemeinnützigkeitsrechtlichen Unbedenklichkeit der Maßnahme einzuholen.

3) Der Stiftungsrat kann sich eine Geschäftsordnung geben.

§ 10 Sitzung und Beschlussfassung des Stiftungsrats

1) Der Stiftungsrat fasst seine Beschlüsse in Sitzungen oder im Wege schriftlicher Abstimmung. Die oder der Vorsitzende oder ihre oder seine Stellvertreterin oder Stellvertreter lädt alle Stiftungsratsmitglieder schriftlich unter Mitteilung der Tagesordnung zur Sitzung ein oder fordert sie zur schriftlichen Abstimmung auf. Die Ladungsfrist für Sitzungen beträgt vier Wochen. Der Vorstandsvorsitzende hat das Recht, an den Sitzungen des Stiftungsrats ohne Stimmrecht beratend teilzunehmen.

2) Der Stiftungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder in der Sitzung anwesend oder vertreten ist. An einer schriftlichen Abstimmung müssen sich mindestens zwei Drittel der Stiftungsratsmitglieder beteiligen.

3) Die Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden oder der sich an einer schriftlichen Abstimmung beteiligenden Stiftungsratsmitglieder gefasst, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt. Die Stimmabgabe kann auch per Telefax oder E-Mail erfolgen.

4) Über die Sitzungen des Stiftungsrats ist eine Niederschrift anzufertigen, die von der Sitzungsleitung zu unterzeichnen ist. Beschlüsse sind im Wortlaut festzuhalten.

5) Der Stiftungsrat wird mindestens einmal im Jahr von der oder dem Vorsitzenden einberufen.

§ 5 Vorstand
...
4) Der Stiftungsrat bestimmt für eine Amtszeit von vier Jahren die Vorstandsvorsitzende oder den Vorstandsvorsitzenden sowie eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter. 

2) Geschäftsordnung

Gemäß § 9, Abs. 3 der Satzung der Einstein Stiftung hat sich der Stiftungsrat die folgende Geschäftsordnung gegeben:

§ 1 Geltungsbereich

Die Geschäftsordnung (GO) des Stiftungsrats der Einstein Stiftung Berlin enthält in Ergän-zung insbesondere der §§ 8, 9 und 10 der Satzung der Einstein Stiftung weitere Bestim-mungen und Regelungen zur Struktur und Tätigkeit des Stiftungsrats.

§ 2 Zusammensetzung, Vorsitz, Dauer der Mitgliedschaft

1) Der Stiftungsrat besteht aus insgesamt sieben bis neun Mitgliedern:

  • a. fünf bis sieben Mitgliedern, die Erfahrungen in der nationalen und internationalen Wissenschaft oder Wissenschafts- und Forschungspolitik aufweisen. Diese werden durch den/die Regierende:n Bürgermeister:in von Berlin auf der Grundlage eines gemeinsamen Vorschlags des für Wissenschaft zuständigen Mitglieds des Senats von Berlin und der Mitglieder des Vorstands für eine Dauer von vier Jahren berufen. Dabei achten sie auf eine ausgewogene Balance zwischen Männern und Frauen. Die Hebrew University of Jerusalem als Sachwalterin des wissenschaftlichen Erbes Albert Einsteins besitzt gegenüber dem für Wissenschaft zuständigen Mitglied des Senats ein Ehrenvorschlagsrecht.
  • b. einem universitären Mitglied aus der Gruppe der antragsberechtigten Einrichtungen der Einstein Stiftung Berlin (Freie Universität Berlin, Humboldt-Universität zu Berlin, Technische Universität Berlin, Universität der Künste Berlin, Charité Universitätsmedizin Berlin), auf das diese sich unter Beteiligung der Gruppe der Kooperationspartner der antragsberechtigten Einrichtungen (Max-Planck-Gesellschaft, Fraunhofer Gesellschaft, Helmholtz Gemeinschaft, Leibniz Gemeinschaft) einigen. Das für Wissenschaft zuständige Mitglied des Senats von Berlin erklärt mit legitimierender Wirkung nach außen, wer für eine Amtszeit von vier Jahren zum universitären Mitglied des Stiftungsrats benannt worden ist.
  • c. dem für Wissenschaft zuständigen Mitglied des Senats von Berlin.

2) Der Stiftungsrat wählt aus seiner Mitte eine:n Vorsitzende:n und eine:n stellvertretende:n Vorsitzende für eine Amtszeit von jeweils vier Jahren. Eine einmalige Wiederwahl ist möglich.

3) Eine Wiederberufung der Mitglieder des Stiftungsrats ist möglich.

4) Scheiden Stiftungsratsmitglieder vorzeitig aus und ist damit den Anforderungen des § 8 Absatz 1 Satz 1 der Stiftungssatzung nicht mehr entsprochen, bilden die verbleibenden Stiftungsratsmitglieder bis zur Vervollständigung des Stiftungsrats den Stiftungsrat allein. In diesem Fall sind ausgeschiedene Stiftungsratsmitglieder unverzüglich zu ersetzen. Wiederberufung und Abberufung durch den Regierenden Bürgermeister von Berlin auf der Grundlage eines gemeinsamen Vorschlags des für Wissenschaft zuständigen Mitglieds des Senats von Berlin und des Vorstands sind möglich.

5) Nach Ablauf der Amtszeit führen die Mitglieder des Stiftungsrats ihr Amt bis zum Amts-antritt der Nachfolger weiter, falls ansonsten den Anforderungen des § 8 Absatz 1 Satz 1 der Stiftungssatzung nicht mehr entsprochen wäre.

§ 3 Öffentlichkeit 

Der Stiftungsrat tagt nicht öffentlich.
Der Vorstandsvorsitzende hat das Recht, an den Sitzungen als Gast teilzunehmen. In allen anderen Fällen entscheidet die oder der Vorsitzende über die Teilnahme von Gästen.

§ 4 Sitzungen, Tagesordnung, Einladung

1) Der Stiftungsrat wird jährlich mindestens einmal von seiner Vorsitzenden/seinem Vorsitzenden zu einer Sitzung einberufen; verfügt der Stiftungsrat weder über eine:n Vorsitzende:n noch über eine:n Stellvertreter:in, wird der Stiftungsrat ausnahmsweise von der Geschäftsstelle einberufen.

2) Die Tagesordnung stellt die/der Vorsitzende auf. Jedes Mitglied hat das Recht zu ver-langen, dass von ihm benannte Punkte auf die Tagesordnung gesetzt werden.

3) Eingeladen werden soll grundsätzlich schriftlich zusammen mit der Tagesordnung spätestens vier Wochen vor der Sitzung. Die schrift- und formlose Einberufung der Sitzung durch die/den Vorsitzende:n in dringenden Fällen bleibt unberührt. Der Einladung sollen sämtliche bis dahin vorliegenden Sitzungsunterlagen beigefügt werden.

4) Die Kraft Amtes dem Stiftungsrat angehörenden Mitglieder können sich im Verhinderungsfall durch ihre:n Vertreter:in im Amt mit vollem Stimmrecht vertreten lassen.

§ 5 Sitzungsleitung

1) Die/der Vorsitzende oder ihre/ihr Stellvertreter:in eröffnet, leitet und schließt die Sitzung.

2) Die Sitzungsleitung schlägt die/den Protokollführer:in vor, die/der Angestellte:r der Einstein Stiftung sein kann und von der Versammlung zu bestätigen ist. Sie prüft die Ordnungsmäßigkeit der Einberufung, die Beschlussfähigkeit und lässt über die Tagesordnung abstimmen.

3) Der Sitzungsleitung stehen alle zur Aufrechterhaltung der Ordnung erforderlichen Befugnisse zu.

§ 6 Beschlussfassung

1) Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt die/der Vorsitzende oder ihre/ihr seine/sein Stellvertreterin/Stellvertreter die Beschlussfähigkeit fest. Der Stiftungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder vor Ort oder virtuell im Rahmen einer Videokonferenz anwesend ist. Wird eine vorgeschriebene Mindestteilnehmerzahl einer zunächst beschlussfähigen Versammlung in deren Verlauf unterschritten, tritt Beschlussunfähigkeit nur ein, wenn diese auf Antrag von der Versammlung festgestellt wurde.

2) Ein Mitglied des Stiftungsrats ist nicht stimmberechtigt und soll zu diesem Punkt die Sitzung verlassen, wenn die Beschlussfassung eine eigene Angelegenheit betrifft. Dies gilt nicht bei Wahlen.

3) Der Stiftungsrat trifft seine Entscheidung grundsätzlich in Sitzungen. Dies geschieht in offener Abstimmung, sofern nicht ein Mitglied geheime Abstimmung verlangt. Beschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der/des Vorsitzenden. Steht der/dem Vorsitzenden bei der Beschlussfassung kein Stimmrecht zu, entscheidet bei Stimmengleichheit die Stimme ihrer/ihres seiner/seines Stellvertreter:in.

4) Eine Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren ist zulässig. Die Stimmabgabe kann auch per Telefax oder E-Mail erfolgen. Für ein schriftliches Votum des Stiftungsrats müssen sich mindestens zwei Drittel der Mitglieder an der Abstimmung beteiligen. Für die Zustimmung im schriftlichen Verfahren ist generell die einfache Mehrheit der sich beteiligenden Mitglieder erforderlich. Ein Umlaufbeschluss über die Festlegung von Förderschwerpunkten bedarf der Zu-stimmung aller sich an der schriftlichen Abstimmung beteiligenden Stiftungsratsmitglieder. Für den Fall, dass der Beschluss über die Festlegung der Förderschwerpunkte mangels Einstimmigkeit nicht zustande kommt, kann die/der Vorsitzende des Stiftungsrates oder ihre/sein Stellvertreterin/Stellvertreter innerhalb von vier Wochen die Mitglieder des Stiftungsrats zu einer weiteren schriftlichen Abstimmung auffordern, um erneut über die Festlegung der Förderschwerpunkte abzustimmen. Bei dieser erneuten Abstimmung bedarf der Beschluss der einfachen Mehrheit der sich an einer schriftlichen Abstimmung beteiligenden Stiftungsratsmitglieder.

§ 7 Protokolle

1) Über den Inhalt und die Ergebnisse der Sitzung ist ein Protokoll zu fertigen, das von der Schriftführerin/vom Schriftführer und von der Vorsitzenden/vom Vorsitzenden zu unterzeichnen ist. Es muss alle in der Sitzung gestellten Anträge und den Wortlaut der Beschlüsse enthalten.

2) Das Protokoll wird den Mitgliedern des Stiftungsrats möglichst zeitnah im Nachgang zur Sitzung zugeleitet und im Umlaufverfahren vor der nächsten Stiftungsratssitzung genehmigt. Es ist vertraulich zu behandeln.

3) Jedes Mitglied hat das Recht, Erklärungen zur Niederschrift abzugeben und Änderungen oder Ergänzungen zu verlangen, über die der Stiftungsrat in seiner nächsten Sitzung entscheidet. Im Falle vorliegender Änderungs-, Korrektur- und Ergänzungswünsche wird das Protokoll erst in dieser Sitzung genehmigt.

4) Für unstrittige Punkte, die der Entscheidung in der auf die Stiftungsratssitzung folgenden Vorstandssitzung bedürfen, wird zu diesen Protokollteilen ein Umlaufbeschluss vor der Vorstandssitzung herbeigeführt.

§ 8 Verschwiegenheitspflicht

Jedes Mitglied des Stiftungsrats hat auch nach seinem Ausscheiden über die durch die Tätigkeit bekannt gewordenen Angelegenheiten Vertraulichkeit zu wahren. Dies gilt entsprechend für Gäste, die der/die Stiftungsratsvorsitzende zur Sitzung zugelassen hat.

§ 9 Geschäftsstelle

Die Geschäftsstelle der Einstein Stiftung unterstützt den Stiftungsrat bei der Erfüllung seiner Aufgabe sowie der Durchführung der Sitzungen.

§ 10 In-Kraft-Treten
Diese Geschäftsordnung tritt Beschluss des Stiftungsrats vom 29. Mai 2024 in Kraft.